Des cas de dispense de mutuelle prévus par la loi permettent à des salariés de ne pas souscrire au contrat de mutuelle collective mis en place dans votre entreprise. En tant qu’employeur, vous devez avoir anticipé ces cas de dispenses via un acte juridique, la DUE, et surtout, vous devez vérifier que vous disposez bien des demandes de dispense de chaque salarié concerné. Explications.
Mutuelle collective obligatoire, les cas de dispenses prévus
En principe, la mutuelle collective obligatoire s’applique à tous les salariés de l’entreprise. Toutefois des cas de dispense de la mutuelle ont été prévus pour simplifier certaines situations.
Ainsi un salarié qui a déjà un contrat de mutuelle à titre individuel peut demander une dispense de la mutuelle collective jusqu’à l’échéance de son propre contrat.
Il ne peut en effet résilier du jour au lendemain le contrat qu’il avait préalablement souscrit avant de rejoindre votre entreprise, ce cas de dispense de la mutuelle lui évite donc de payer 2 couvertures complémentaires en même temps !
Autres cas de dispenses possible :
- Un salarié embauché dans l’entreprise avant la mise en place d’un régime de mutuelle collectif et obligatoire par décision unilatérale de l’employeur dispose de la faculté de refuser d’y adhérer à compter de sa mise place dès lors qu’il reste une quote-part salariale.
Ce refus d’adhésion doit être notifié à l’employeur par écrit.
D’autres salariés peuvent être dispensés de l’obligation d’adhésion (sous réserve de fournir un justificatif) :
- Les salariés à temps très partiel (moins de 15 heures par semaine) si les deux conditions suivantes sont réunies :
- l’acte juridique instituant la mutuelle dans l’entreprise prévoit cette faculté,
- la cotisation du salarié équivaut à au moins 10 % de son salaire.
- Les salariés bénéficiaires de la CMU-C ou de l’ACS. La dispense s’applique jusqu’à la date à laquelle le salarié cesse de bénéficier de la CMU-C ou de l’ACS.
- Les salariés déjà couverts par un régime obligatoire* y compris en tant qu’ayant droit.
Pour rappel, toutes les dispenses de mutuelle peuvent être appliquées à l’initiative de vos salariés. Vous n’avez pas à devancer chaque cas particulier. Il revient donc à chaque salarié d’effectuer la demande de dispense de mutuelle au moment de l’embauche ou de la mise en place du contrat de mutuelle obligatoire.
Tous les cas de dispenses de la mutuelle obligatoire s’appliquent-ils automatiquement ?
Oui, toutes les dispenses de mutuelle listées précédemment s’appliquent de plein droit. Il existe toutefois un autre cas de dispense que vous pouvez autoriser uniquement si vous l’avez préalablement listé dans une Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE). Il s’agit du cas particulier des CDD de moins de 12 mois :
- Les salariés en CDD de moins de 12 mois peuvent être dispensés, à leur initiative, de leur obligation d’affiliation. Et également ceux de plus de 12 mois sous réserve d’apporter la preuve d’une couverture par ailleurs.
La DUE est le moyen le plus utilisé pour instaurer une mutuelle collective obligatoire en entreprise. Cependant les conventions collectives peuvent aussi apporter des informations sur les cas de dispense.
Attention sur ce point, la DUE est un acte juridique complexe pour lequel il n’existe pas de formulaire type. Les erreurs de formulation et oublis peuvent donner lieu à des sanctions de l’URSSAF.
Le plus simple à notre sens est de se faire accompagner. Sur ce point, les équipes sociales et juridiques d’Amarris Direct ont ainsi fait le choix d’accompagnement dédié de ses clients employeurs.
Le conseil de nos experts comptables si vous avez des salariés, mettez en place un process pour les dispenses de mutuelle
Avec beaucoup de salariés ou très peu, le constat est le même, quand l’effectif est soumis à variation (succession de CDD, remplacements, turn-over…), il n’est pas évident de tout contrôler.
Pourtant, en tant qu’employeur, vous avez l’obligation de conserver les demandes de dispenses de tous vos salariés concernés.
En cas de contrôle de l’URSSAF ou de l’inspection du travail, vous devez pouvoir produire les demandes de dispense de mutuelle des salariés.
Il est donc conseillé de mettre en place un outil de suivi sur ce point particulier. Si par exemple vous avez une check-list des obligations à remplir pour chaque nouveau contrat de travail, ajoutez-y la vérification des éventuelles demandes de dispense de mutuelle !
Vous recrutez votre 1er salarié ? 3 points clés pour bien choisir la mutuelle obligatoire de votre entreprise.
* Il s’agit des régimes suivants :
- Contrat d’assurance de groupe dit Madelin
- Régime local d’Alsace-Moselle
- Régime complémentaire relevant de la caisse d’assurance maladie des industries électriques et gazières (CAMIEG)
- Mutuelle des agents de l’État ou des collectivités territoriales
- Ou autre régime frais de santé collectif obligatoire (mutuelle familiale obligatoire pour laquelle l’adhésion des membres de la famille, époux(se), pacsé(e), enfants, est obligatoire au même titre que celle du salarié)
