Forfait Internet, ADSL, clé 3G, forfait mobile… L’utilisation des NTIC dans le cadre professionnel peut donner lieu à des remboursements de frais professionnels. Mais peut-on tout se faire rembourser ? Quelles sommes seront soumises à cotisations sociales ? Que peut-on déduire fiscalement ? Le point en détail pour les chefs d’entreprise (gérant, président, indépendant) et leurs salariés utilisant leurs portables ou ordinateurs perso à des fins pro.
Frais pro mobile, Internet, box : qui peut se faire rembourser ?
Pour faire simple, les salariés comme les chefs d’entreprise peuvent se faire rembourser une partie de certaines frais pris en charge personnellement, à partir du moment où le matériel personnel a été utilisé à des fins professionnelles (mobile, ordinateur, abonnement Internet et ADSL, utilisation d’une imprimante, de logiciels…).
En tant que dirigeant (gérant, président, indépendant), vous pouvez donc tout à fait, faire prendre en charge par votre entreprise une partie de vos frais pro mobile, Internet ou box, si vous les utilisez dans le cadre de votre activité professionnelle.
Frais pro mobile, Internet, box : les remboursements aux salariés
Une partie seulement des frais mobiles et Internet pourra être remboursée par l’entreprise. En effet, la loi précise que le remboursement des sommes engagées au titre de l’utilisation des NTIC doit être calculé aux frais réels et non sur une base forfaitaire.
Ce qui implique que les dépenses doivent pouvoir être justifiées par le salarié ou le dirigeant.
Or, dans le cadre des frais mobiles et Internet, difficile d’apporter des justificatifs puisque la facture des abonnements ne distingue pas la part professionnelle de l’utilisation personnelle…
| L’article 3 de l’arrêté du 20 décembre 2002 et l’arrêté du 25 juillet 2005, précise que pour les salariés : |
| « lorsque l’employeur n’est pas en mesure de justifier précisément de la réalité des dépenses professionnelles, la part des dépenses professionnelles est déterminée sur la base de la déclaration du salarié qui évalue l’usage professionnel et retenue dans la limite de 50 % de l’usage total. » |
En clair, seulement 50 % des frais mobiles, Internet, box et autres pourront être remboursés par votre société et seront déductibles des impôts.
Claude Robin, expert-comptable et co-fondateur d’Amarris Direct précise les conditions pour utiliser votre portable pro à des fins personnelles :
Frais pro mobile, Internet, box : le cas des télétravailleurs
Que le salarié exerce au sein de l’entreprise ou en télétravail, la règle appliquée pour le remboursement des frais mobiles, Internet, box est la même pour tous.
Les frais liés au télétravail à domicile sont considérés par l’URSSAF comme des charges à caractère spécial, inhérentes à l’emploi. Seule la quote-part des frais réellement supportés par le salarié au titre de l’activité professionnelle sera remboursée, sur présentation des justificatifs.
Frais pro mobile, Internet, box : le cas des dirigeants
La loi ne fait de pas de cas particulier pour les remboursements de frais mobiles et Internet versés par la société des dirigeants, la même règle s’applique à tout le monde.
Le conseil de nos experts comptables pour le remboursement des frais pro mobile, Internet, box
Les remboursements des frais des dirigeants et gérants, sont tout particulièrement suivis par l’administration fiscale et font l’objet de nombreux redressements. Il convient donc d’être vigilant en la matière.
Nous vous conseillons, en cas de prise en charge de vos forfaits Internet, Box, ADSL… et éventuel achat de matériel (ordinateur, mobile), de ne pas dépasser la limite de remboursement de 50 % maximum de remboursement professionnel.
Au-delà, il nous semble judicieux d’inverser la situation : la société fournit au dirigeant le matériel et les abonnements nécessaires à sa « mobilité ». Une solution d’autant plus intéressante que l’usage raisonnable pour la vie quotidienne du matériel mis à la disposition du dirigeant par l’entreprise n’est pas considéré comme un avantage en nature par l’administration fiscale…
En cas de doute sur la solution la plus rentable pour vous, consultez votre expert comptable ou un fiscaliste. Celui-ci peut vous aider à évaluer l’impact fiscal à la fois pour votre société et pour votre imposition personnelle.
Article publié initialement le 22 avril 2015
