Les conseils d’un expert-comptable en ligne pour optimiser les frais de déplacement

Selon votre métier, vous pouvez être amené à vous déplacer régulièrement pour vos missions. C’est notamment le cas si vous êtes commercial, si vous travaillez dans le bâtiment ou bien tout simplement indépendant contraint de vous rendre souvent chez vos clients. Avec l’aide d’un expert-comptable en ligne, vous devez intégrer et optimiser ces frais de déplacement dans la comptabilité de votre entreprise.

Alors, comment calculer les frais de déplacement ? Comment les facturer à vos clients ? Concernant la TVA, doit-elle obligatoirement être appliquée ? Voici tous nos conseils pour améliorer la tenue de votre comptabilité et, plus précisément, la gestion de vos frais de déplacement.

Comment calculer les frais de déplacement à refacturer ?

Pour une entreprise, il est tout à fait courant de refacturer les frais de déplacement à ses clients. Mais auparavant, il convient de savoir comment les calculer. En réalité, il existe deux possibilités pour déterminer leur coût.

Choisir librement le montant des frais de déplacement à facturer

Tout d’abord, l’entrepreneur indépendant peut décider de fixer lui-même le prix à refacturer. Pour cela, son expert-comptable en ligne peut lui proposer de suivre trois conseils.

Tenir compte des kilomètres parcourus

Pour décider du montant à facturer, le chef d’entreprise peut se baser sur le nombre de kilomètres parcourus. Évidemment, le coût ne sera pas le même pour un client qui se trouve à 5 km de distance et un autre à 50 km.

L’entrepreneur peut également appliquer une somme forfaitaire. Cette somme forfaitaire est valable pour tous les clients, indépendamment de la distance parcourue. Qu’ils se situent à 5 km ou à 50 km, le forfait reste le même. Bien sûr, cette somme forfaitaire peut être complétée par tranche de kilomètres parcourus, dans la limite du raisonnable. Par exemple, le complément peut s’élever à 10 € par tranche de 20 km supplémentaires.

Avertir ses clients du montant des frais de déplacement professionnels

Les entrepreneurs qui décident de facturer des frais de déplacement doivent en informer leur clientèle. Il s’agit d’ailleurs d’une mention obligatoire qui doit figurer sur chaque devis édité par une entreprise.

Alors, qu’un devis soit établi ou non, il est préférable d’informer sur cette facturation complémentaire. Cela permet de faire preuve de transparence vis-à-vis de la clientèle.

Définir le montant des frais de déplacement en fonction des concurrents

Enfin, pour fixer le montant des frais, l’expert-comptable en ligne conseille d’analyser la concurrence. Des frais de déplacement trop élevés peuvent faire augmenter le devis de façon significative. Pour l’entrepreneur, c’est le risque de perdre un client qui fera le choix d’un devis plus attractif.

En proposant des tarifs cohérents avec ceux pratiqués par les entreprises de son domaine d’activités, l’entrepreneur indépendant peut rester concurrentiel.

Calculer ses frais de déplacement à refacturer selon le barème fiscal

Le second mode de calcul des frais de déplacement consiste à se baser sur le barème fiscal. Cette méthode tient compte du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance du véhicule. Ce barème est mis à jour tous les ans.

d = distance parcourue à titre professionnel

Pour s’adapter à l’ensemble des entrepreneurs, des barèmes kilométriques différents sont proposés pour les deux-roues et les cyclomoteurs.

Qu’il s’agisse de voiture ou d’un deux-roues, si l’entrepreneur opte pour la méthode du barème kilométrique, il doit également faire figurer le montant des frais professionnels sur ses devis. Ils restent une mention obligatoire, quel que soit le mode de calcul choisi.

Comment facturer les frais de déplacement à ses clients ?

Après avoir calculé le montant des frais, il convient de les facturer aux clients. Mais une fois de plus, plusieurs éléments doivent être pris en compte, concernant par exemple la TVA.

Établir la facturation des frais de déplacement professionnels

Les frais de déplacement professionnels peuvent être facturés à la clientèle de deux manières différentes. En effet, ils peuvent être :

• intégrés dans la facture ;
• présentés sur une facture à part.

Si un devis a été communiqué au client pour détailler la prestation, le montant des frais y apparaît nécessairement. Dans ce cas, les frais peuvent être facturés directement sur la facture envoyée au client.

Facturation des frais de déplacement, avec ou sans TVA ?

La TVA est appliquée sur les frais de déplacement pour toutes les entreprises qui y sont assujetties.

Les frais sont assujettis aux mêmes taux de TVA que la prestation et apparaissent généralement sur la même facture. L’entrepreneur refacture donc ses frais sur la base du montant hors taxe.

Pour certains frais, comme ceux concernant l’achat de billets de train ou de bus, il n’est pas possible de récupérer la TVA. Cependant, ces frais peuvent tout de même être refacturés au client et assujettis à TVA en appliquant le taux habituel de la prestation.

Il est important de ne pas confondre les frais de déplacement et les débours. Ces derniers représentent tous les frais avancés pour le compte du client. Si l’entreprise a engagé des frais au nom de son client, ces frais ne peuvent pas être soumis à TVA.

La gestion des frais de déplacement professionnels dans la comptabilité de l’entreprise

La comptabilité d’une entreprise, qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou d’une SARL, impose de suivre des règles. Ces obligations comptables s’appliquent également aux frais de déplacement professionnels.

Les justificatifs liés aux frais de déplacement professionnels

Les justificatifs liés aux frais de déplacement professionnels doivent être conservés afin de faciliter leur traitement comptable. Il s’agit de pièces comptables à conserver en version papier ou numérique. En effet, ces justificatifs peuvent être transmis par voie digitale à un expert-comptable en ligne. Ce dernier se charge ensuite de les intégrer dans la comptabilité courante de l’entreprise.

Outre le fait qu’il s’agit de pièces comptables, ces justificatifs permettent également d’accéder à différentes données, comme :

• la date du trajet ;
• le prix du carburant pour un trajet en voiture ;
• le mode de transport ;
• l’adresse de destination selon le mode de transport ;
• le nombre de trajets réalisés par an, par mois ou par année ;
• le nombre de trajets réalisés chez un même client ;
• etc.

L’application mobile pour optimiser le suivi des dépenses

L’utilisation d’une application de gestion de notes de frais fait partie des outils qui permettent d’améliorer le suivi des dépenses, y compris celles concernant les déplacements. Cette application mobile offre plusieurs avantages aux entrepreneurs indépendants dont voici les trois principaux.

• Premièrement, elle offre un suivi en temps réel des dépenses liées aux déplacements.
• Deuxièmement, elle simplifie l’enregistrement des notes de frais dans la comptabilité.
• Troisièmement, elle améliore la visibilité de l’ensemble des frais engagés pour les déplacements.

Avec FIZEN, l’application de suivi fournie dans toutes les offres d’accompagnement d’Amarris Direct, les entrepreneurs peuvent gérer leurs frais directement depuis leur téléphone mobile. Un expert-comptable en ligne est également disponible pour répondre à toutes leurs questions.

Application mobile, logiciel de comptabilité ou expert-comptable dédié, les entrepreneurs disposent de nombreuses solutions pour optimiser leur comptabilité, y compris les dépenses liées aux déplacements professionnels.

En résumé, les frais professionnels doivent être pris en compte dans la comptabilité d’une entreprise. Parce qu’elle peut avoir une réelle incidence sur la relation avec la clientèle, la facturation de ces frais doit rester proportionnelle à la réalité et cohérente par rapport au marché.

Nous vous recommandons ces autres pages :

• Optimisation et expert-comptable : les amortissements
• Les frais d’établissement : optimisation d’expert-comptable
• L’optimisation des notes de frais : conseils d’expert-comptable